Intern reglement

Opmerkingen
In onderstaande tekst wordt Museum Plantin-Moretus aangegeven met ‘MPM’.
Waar in de tekst hij/zij zou moeten staan, wordt dit gemakshalve met ‘hij’ aangeduid. 

De leden

Art 1  Alle werkende en toegetreden leden hebben recht op deelname aan het verenigingsleven en de georganiseerde activiteiten van de vriendenvereniging. Het bestuursorgaan bepaalt eventueel beperking of voorrang van de diverse categorieën van leden.

Art 2  Rechten van de leden

De rechten van de leden worden beschreven in de statuten.

Art 3  Er zijn twee soorten leden: werkende en toegetreden leden.

Van alle leden wordt een register bijgehouden.
Buiten de noodzakelijke gegevens verplicht door de statuten (naam, voornaam, adres, datum lidmaatschap, einde) worden ook andere gegevens opgenomen: indien beschikbaar het e-mailadres, betaling contributie, enz.
Jaarlijks stelt het bestuursorgaan het bedrag van de contributie voor aan de AV.
De contributie mag niet meer dan 1000,00 euro bedragen 

Werkend lid
Een werkend lid engageert zich o.a. om aanwezig te zijn op de algemene vergaderingen, neemt regelmatig deel aan de activiteiten van de vriendenvereniging en reageert op initiatieven van de vriendenvereniging. Een werkend lid heeft stemrecht.            
Opmerking: Als een werkend lid zich met partner inschrijft, is alleen het  hoofdlid werkend
lid. De partner wordt aanzien als toegetreden lid en heeft dus geen stemrecht.            

Toegetreden lid: gewone, institutionele, ereleden en maatschappij leden

Gewoon lid
Is een lid dat zich niet expliciet schriftelijk of elektronisch als werkend lid heeft
opgegeven aan het bestuursorgaan. Het gewoon toegetreden lid heeft geen stemrecht.     

Institutioneel lid
Elke vrijwilliger of staflid van MPM wordt –als hij zich opgeeft- institutioneel lid van de
vriendenvereniging. Het institutioneel lid hoeft geen contributie te betalen, maar geniet wel de rechten van de gewone toegetreden leden. Hij heeft geen stemrecht.

Erelid
Het bestuursorgaan kan personen als erelid van de vereniging opnemen vanwege een
specifieke verdienstelijke inzet voor de vereniging. Een erelid moet geen contributie betalen,
maar geniet wel de rechten van de gewone toegetreden leden. Hij heeft geen stemrecht.

Maatschappij lid
Ook een bedrijf /instelling/school kan ‘toegetreden lid’ lid worden.
Het lidmaatschap bedraagt € 500,00 per jaar
Er worden twee lidkaarten per bedrijf /instelling/school gegeven.
 – Andere personeelsleden van het bedrijf/de instelling/school kunnen lid worden tegen de   
 helft van de prijs van een individueel lidmaatschap.
 – Het logo van het bedrijf , de instelling of school wordt op de website van de Vrienden van  
 het  Museum Plantin-Moretus vzw
weergegeven.

 Het bestuur 

Art. 4  Verkiezing bestuursleden

Alleen werkende leden kunnen zich kandidaat stellen voor een bestuursmandaat.
De kandidaat moet een schriftelijke, ondertekende vraag richten aan het bestuursorgaan,
uiterlijk één maand voor de Algemene Vergadering. Bij deze vraag moet een motivatie en een curriculum vitae worden gevoegd.
Het bestuursorgaan besluit om de kandidaat al dan niet uit te nodigen.
Het bestuursorgaan besluit om de kandidaat al dan niet voor te dragen op de AV
Ten laatste 3 weken voor de algemene vergadering moeten de namen bekendgemaakt worden van de uittredende, ontslagnemende en/of verkiesbare leden van het bestuursorgaan.
Nieuwe kandidaten stellen zich voor op de algemene vergadering.

Art 5  Vergaderingen

Het bestuursorgaan wordt minstens driemaal per jaar bijeengeroepen.

Art 6  Beslissingen door het bestuursorgaan

Het bestuursorgaan neemt zijn beslissingen in college met een meerderheid zoals voorzien in de statuten.

Art 7  Taken van voorzitter,  secretaris, penningmeester en andere bestuursleden

Om duidelijkheid over de taakverdeling te hebben worden volgende afspraken bepaald.
Het bestuursorgaan kan hiervan afwijken. 

De voorzitter

  • vertegenwoordigt de vereniging in de relaties met MPM en in de externe relaties;
    hij kan zich hiervoor laten bijstaan door andere leden van het bestuursorgaan en/of verantwoordelijken van werkgroepen;
  • waakt over de goede werking van het bestuursorgaan;
  • coördineert de activiteiten van het bestuursorgaan;
  • zorgt voor het opstellen van de dagorde/agenda;
  • roept het bestuursorgaan bijeen;
  • zit de vergaderingen voor;
  • ondertekent samen met de secretaris de besluiten;
  • machtigt de penningmeester tot het uitvoeren van betalingen boven de 1000,00 euro;
  • volgt eventuele werkgroepen op. 

De secretaris

  • is belast met alle administratie;
  • houdt de leden van het bestuursorgaan op de hoogte van de betalingen van de leden en is verantwoordelijk voor het opstellen van de ledenlijsten. Van de ledenlijst die jaarlijks afgesloten wordt op het einde van het tweede kwartaal, dient minstens één exemplaar te berusten bij de penningmeester, één bij de secretaris en één exemplaar bij de voorzitter;
  • is verantwoordelijk voor de aanwezigheidslijst van de leden op de algemene vergadering;
  • is verantwoordelijk voor het opmaken van het jaarverslag van de vereniging dat aan de algemene vergadering ter goedkeuring wordt voorgelegd;
  • is verantwoordelijk voor de verzending van de uitnodiging voor de algemene vergadering en het bestuursorgaan;
  • zorgt voor de verslagen en houdt de verslagen van de vergaderingen van het bestuursorgaan en van de algemene vergadering bij;
  • is archivaris en bewaart als dusdanig alle stukken die de vereniging aanbelangen;
  • machtigt de penningmeester tot het uitvoeren van betalingen boven de 1000,00 euro. 

De penningmeester

  • houdt de boekhouding bij en is verantwoordelijk voor het financieel beheer van de vereniging;
  • is verantwoordelijk voor de inning van de bijdragen en andere gelden;
  • stuurt aanmaningen bij achterstallige betalingen;
  • de penningmeester coördineert de financiële administratie van de werkgroepen die hem per semester een financiële staat sturen;
  • is verantwoordelijk voor het uitvoeren van betalingen voor de openstaande rekeningen van de vereniging; één handtekening volstaat voor de som van max. 1000,00 euro of hoger na machtiging door de voorzitter of door de secretaris;
  • zorgt voor de wettelijk verplichte boekhoudkundige administratie met de verantwoordingsstukken;
  • is verantwoordelijk voor alle fiscale aangiften;
  • brengt financieel verslag uit over het vorige boekjaar op de algemene vergadering.
  • tijdens de algemene vergadering zorgt hij voor de nodige toelichtingen bij het financieel verslag en stelt een begroting voor, die beide vooraf door het bestuursorgaan werden goedgekeurd. 

Andere bestuursleden

Zij staan de voorzitter, secretaris en penningmeester bij in hun taken en verdelen onder elkaar de werkzaamheden van het bestuursorgaan. Zij zorgen mee voor de deugdelijke werking van de vereniging.

Voor zover zij nog geen deel uitmaken van het bestuur als verkozen lid,  kunnen eveneens deel uitmaken van het bestuursorgaan, als consulent zonder stemrecht:

             –  één lid van de werkgroep vrijwilligers, aangeduid door de coördinator van deze
                werkgroep;       
             –  één staflid van MPM

Werkgroepen

Art 8 Definitie

Een werkgroep is een initiatief binnen de vereniging met een vaste welomschreven opdracht.

Art 9 Oprichting

Binnen de vereniging wordt persoonlijk initiatief van de leden tot het opstarten van een werkgroep  aangemoedigd. Het is belangrijk dat het bestuursorgaan voorafgaand zijn goedkeuring geeft aan elk initiatief om optimaal de activiteiten van de vereniging te kunnen ondersteunen en een samenhangend profiel naar buiten te kunnen handhaven.

Initiatieven tot het oprichten van een werkgroep worden schriftelijk gemeld aan het bestuursorgaan, ondertekend door minimaal twee werkende leden. Het bestuursorgaan kan een initiatief weigeren en zal in zo’n geval de belanghebbenden binnen de maand na de eerstvolgende het bestuursorgaan de motieven van de weigering ter kennis brengen. De oprichting van een werkgroep wordt in de eerstvolgende publicatie van de vereniging na de beslissing aan de leden bekendgemaakt.

Art 10  Werking

Indien het initiatief een financiële implicatie heeft voor de vereniging, dient er in samenspraak met de penningmeester een begroting ter goedkeuring voorgelegd te worden aan het bestuursorgaan. Deze werkgroepen kunnen door het bestuursorgaan gemandateerd worden om een financieel beleid te voeren waarvoor aan het bestuursorgaan verantwoording verschuldigd is.

Art 11

Binnen een werkgroep wordt door de participerende leden een coördinator aangesteld. Deze zorgt voor regelmatige rapportering aan de voorzitter en stelt een jaarverslag op. Het jaarverslag en de resultaten worden aan het bestuursorgaan ter goedkeuring voorgelegd. De jaarverslagen maken deel uit van het jaarverslag van de vereniging. De coördinatoren van de werkgroepen zullen op de jaarlijkse algemene vergadering hun verslag toelichten.

Art 12

De leden van het bestuursorgaan hebben het recht de vergaderingen van de werkgroepen bij te wonen.

Controleur van de rekeningen

Art 13

De controleur van de rekeningen is elk jaar herkiesbaar.

Art 14

De controleur van de rekeningen kan op elk ogenblik van het jaar, na afspraak, steekproeven doen en de boekhouding nakijken. Hij brengt schriftelijk verslag uit op de algemene vergadering.

Art 15

In geval hij tot de bevinding komt dat de boekhouding ernstige gebreken vertoont, meldt hij dit schriftelijk aan het bestuursorgaan.

Algemeen 

Art  16

De akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen en andere stukken die uitgaan van deze vzw vermelden de naam Vrienden van het Museum Plantin-Moretus onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden ‘vereniging zonder winstoogmerk’ of door de afkorting ‘vzw’ en het adres van de zetel van de vereniging.

Art 17

De leden van het bestuursorgaan, coördinators, controleur van de rekeningen en verslaggevers zijn niet verantwoordelijk voor de daden en beslissingen gemaakt door hun voorgangers, evenmin voor hun eventueel verzuim.

Art 18

Persconferenties worden door het bestuursorgaan ingericht, ook wanneer het gaat om een initiatief van een werkgroep.

Art 19

De vereniging is gemachtigd giften, legaten, donaties  e.d. te aanvaarden van personen of instituties die niet wensen als lid toe te treden tot de vereniging.