Vrienden van het Museum Plantin-Moretus vzw
Intern reglement Oktober 2024
Opmerkingen
In onderstaande tekst wordt Museum Plantin-Moretus aangegeven met ‘MPM’.
Waar in de tekst hij/zij zou moeten staan, wordt dit gemakshalve met ‘hij’ aangeduid.
LEDEN
Art. 1 Leden
Er zijn verschillende soorten leden: werkende, toegetreden leden (natuurlijke personen of rechtspersonen, institutionele leden en ereleden).
Van alle leden wordt een register bijgehouden. Buiten de noodzakelijke gegevens verplicht door de statuten (naam, voornaam, adres, datum lidmaatschap, einde) kan het register ook andere gegevens vermelden zoals het e-mailadres en de betaling van de contributie.
Alle leden hebben recht op deelname aan het verenigingsleven en de georganiseerde activiteiten van de vriendenvereniging.
De statuten beschrijven in artikel 5 rechten en plichten van de leden.
Het bestuursorgaan kan beslissen aan de diverse categorieën van leden een voorrang toe te kennen of een beperking op te leggen.
Art. 2 Werkende en toegetreden leden
Werkend lid
Een werkend lid engageert zich o.a. om aanwezig te zijn op de algemene vergaderingen, neemt regelmatig deel aan de activiteiten van de vriendenvereniging en reageert op initiatieven van de vriendenvereniging. Een werkend lid heeft stemrecht.
Opmerking: Als een werkend lid zich met partner inschrijft, is alleen het hoofdlid werkend lid. De partner wordt aanzien als toegetreden lid en heeft dus geen stemrecht.
Toegetreden lid
Een toegetreden lid is een natuurlijke persoon die zich opgeeft als lid van de vereniging Vrienden van het Museum Plantin-Moretus vzw en de jaarlijkse contributie betaalt. Ook rechtspersonen (bedrijf / instelling / school), kunnen toegetreden lid worden, zoals vermeld in de statuten.
Andere personeelsleden van de rechtspersoon kunnen toegetreden lid worden en zijn de helft van de contributie van een toegetreden lid verschuldigd. Het logo van het bedrijf, de instelling of school kan op de website van de Vrienden van het Museum Plantin-Moretus vzw weergegeven worden.
Ook institutionele en ereleden ressorteren onder toegetreden leden.
Institutionele lid: Elke vrijwilliger of staflid van MPM kan – als hij zich opgeeft – institutioneel lid worden van de vriendenvereniging.
Erelid: Het bestuursorgaan kan personen als erelid van de vereniging opnemen vanwege een specifieke verdienstelijke inzet voor de vereniging.
Art. 3 Contributie
Elk werkend of toegetreden lid is jaarlijks een contributie verschuldigd. De grootte van de contributie wordt vastgesteld door de algemene vergadering en kan verschillend zijn voor natuurlijke personen en voor rechtspersonen. De contributie voor natuurlijke personen mag niet meer dan 500 euro bedragen. De contributie voor rechtspersonen mag niet meer bedragen dan 1.000 euro.
Institutionele leden en ereleden hoeven geen contributie te betalen.
BESTUUR
Art. 4 Verkiezing bestuursleden
Alleen werkende leden kunnen zich kandidaat stellen voor een bestuursmandaat.
De kandidaat moet een schriftelijke, ondertekende vraag richten aan het bestuursorgaan, uiterlijk één maand voor de algemene vergadering. Bij deze vraag moet een motivatie en een curriculum vitae worden gevoegd.
Het bestuursorgaan besluit om de kandidaat al dan niet uit te nodigen. Het bestuursorgaan besluit om de kandidaat al dan niet voor te dragen op de algemene vergadering. Ten laatste 3 weken voor de algemene vergadering moeten de namen bekendgemaakt worden van de uittredende, ontslagnemende en/of verkiesbare leden van het bestuursorgaan.
Nieuwe kandidaten stellen zich voor op de algemene vergadering.
Art. 5 Vergaderingen en beslissingen
Het bestuursorgaan wordt minstens driemaal per jaar bijeengeroepen.
Het bestuursorgaan neemt zijn beslissingen in college met een meerderheid zoals voorzien in de statuten.
Art. 6 Het dagelijks bestuur en taken van andere bestuursleden.
Het dagelijks bestuur wordt verricht door drie personen aangeduid door het bestuursorgaan.
Eén bestuurder
- vertegenwoordigt de vereniging in de relaties met MPM en in de externe relaties;
hij kan zich hiervoor laten bijstaan door andere leden van het bestuursorgaan en/of verantwoordelijken van werkgroepen; - waakt over de goede werking van het bestuursorgaan;
- coördineert de activiteiten van het bestuursorgaan;
- zorgt voor het opstellen van de dagorde/agenda;
- roept het bestuursorgaan bijeen;
- zit de vergaderingen voor;
- ondertekent de besluiten;
- volgt eventuele werkgroepen op.
Eén bestuurder
- is belast met alle administratie;
- houdt de leden van het bestuursorgaan op de hoogte van de betalingen van de leden en is verantwoordelijk voor het opstellen van de ledenlijsten. Van de ledenlijst die jaarlijks afgesloten wordt op het einde van het tweede kwartaal, dient minstens één exemplaar te berusten bij een andere persoon belast met het dagelijks bestuur.
- is verantwoordelijk voor de aanwezigheidslijst van de leden op de algemene vergadering;
- is verantwoordelijk voor de verzending van de uitnodiging voor de algemene vergadering en het bestuursorgaan;
- zorgt voor de verslagen en houdt de verslagen van de vergaderingen van het bestuursorgaan en van de algemene vergadering bij;
- is archivaris en bewaart als dusdanig alle stukken die de vereniging aanbelangen.
Eén bestuurder
- houdt de boekhouding bij en is verantwoordelijk voor het financieel beheer van de vereniging;
- is verantwoordelijk voor de inning van de bijdragen en andere gelden;
- stuurt aanmaningen bij achterstallige betalingen;
- coördineert de financiële administratie van de werkgroepen die hem per semester een financiële staat sturen;
- is verantwoordelijk voor het uitvoeren van betalingen voor de openstaande rekeningen van de vereniging; één handtekening volstaat voor de som van max. 1000,00 euro of hoger na machtiging door het bestuursorgaan;
- is verantwoordelijk voor het opmaken van het jaarverslag van de vereniging dat aan de algemene vergadering ter goedkeuring wordt voorgelegd;
- zorgt voor de wettelijk verplichte boekhoudkundige administratie met de verantwoordingsstukken;
- is verantwoordelijk voor alle fiscale aangiften;
- brengt financieel verslag uit over het vorige boekjaar op de algemene vergadering.
- tijdens de algemene vergadering zorgt hij voor de nodige toelichtingen bij het financieel verslag en stelt een begroting voor, die beide vooraf door het bestuursorgaan werden goedgekeurd.
Het bestuursorgaan kan hiervan afwijken.
Andere bestuursleden
Zij verdelen onder elkaar de werkzaamheden van het bestuursorgaan. Zij zorgen mee voor de deugdelijke werking van de vereniging.
Voor zover zij nog geen deel uitmaken van het bestuur als verkozen lid, kunnen eveneens deel uitmaken van het bestuursorgaan, als consulent zonder stemrecht: één lid van de werkgroep vrijwilligers, aangeduid door de coördinator van deze werkgroep, en één staflid van MPM.
WERKGROEPEN
Art. 7. Definitie en oprichting
Een werkgroep is een initiatief binnen de vereniging met een vaste welomschreven opdracht.
Binnen de vereniging wordt persoonlijk initiatief van de leden tot het opstarten van een werkgroep aangemoedigd. Het is belangrijk dat het bestuursorgaan voorafgaand zijn goedkeuring geeft aan elk initiatief om optimaal de activiteiten van de vereniging te kunnen ondersteunen en een samenhangend profiel naar buiten te kunnen handhaven.
Initiatieven tot het oprichten van een werkgroep worden schriftelijk gemeld aan het bestuursorgaan, ondertekend door minimaal twee werkende leden. Het bestuursorgaan kan een initiatief weigeren en zal in zo’n geval de belanghebbenden binnen de maand na de eerstvolgende het bestuursorgaan de motieven van de weigering ter kennis brengen. De oprichting van een werkgroep wordt in de eerstvolgende publicatie van de vereniging na de beslissing aan de leden bekendgemaakt.
Art 8. Werking
Indien het initiatief een financiële implicatie heeft voor de vereniging, dient er in samenspraak met de bevoegde dagelijks bestuurder een begroting ter goedkeuring voorgelegd te worden aan het bestuursorgaan. Deze werkgroepen kunnen door het bestuursorgaan gemandateerd worden om een financieel beleid te voeren waarvoor aan het bestuursorgaan verantwoording verschuldigd is.
Binnen een werkgroep wordt door de participerende leden een coördinator aangesteld. Deze zorgt voor regelmatige rapportering aan het bestuursorgaan en stelt een jaarverslag op.
Het jaarverslag en de resultaten worden aan het bestuursorgaan ter goedkeuring voorgelegd. De jaarverslagen maken deel uit van het jaarverslag van de vereniging. De coördinatoren van de werkgroepen zullen op de jaarlijkse algemene vergadering hun verslag toelichten.
De leden van het bestuursorgaan hebben het recht de vergaderingen van de werkgroepen bij te wonen.
CONTROLE
Art. 9 Controleur van de rekeningen
Vermits wij een micro vzw zijn, is een controleur van de rekeningen niet verplicht. Alle werkende leden kunnen de boekhouding controleren zoals bepaald in de statuten.
ALGEMEEN
ART. 10
De akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen en andere stukken die uitgaan van deze vzw vermelden de naam Vrienden van het Museum Plantin-Moretus onmiddellijk voorafgegaan of gevolgd door de woorden ‘vereniging zonder winstoogmerk’ of door de afkorting ‘vzw’ en het adres van de zetel van de vereniging. Zij moeten ook steeds de wettelijk vereiste vermeldingen bevatten (‘RPR Antwerpen 0844 418 256’).
a. De leden van het bestuursorgaan, coördinators, controleur van de rekeningen en verslaggevers zijn niet verantwoordelijk voor de daden en beslissingen gemaakt door hun voorgangers, evenmin voor hun eventueel verzuim.
b. Persconferenties worden door het bestuursorgaan ingericht, ook wanneer het gaat om een initiatief van een werkgroep.
c. De vereniging is gemachtigd giften, legaten, donaties e.d. te aanvaarden van personen of instituties en dit ook indien die niet wensen als lid toe te treden tot de vereniging.